Справочник Контрагенты

Справочник Контрагенты

История документов

История документов

Мастер ввода контрагентов

Мастер ввода контрагентов

Уведомление

Уведомление

Модуль управления отношениями с клиентами является средством автоматизации концепции CRM. Функциональные возможности модуля позволяют предприятию успешно управлять отношениями с покупателями. поставщиками, смежниками и любыми другими контрагентами.

Концепция CRM предполагает регулярный сбор и анализ информации о каждом клиенте, реальном и потенциальном: как клиент отреагировал на деловое предложение, доволен ли он качеством обслуживания, меняются ли его предпочтения со временем, насколько аккуратно он выполняет взятые на себя обязательства и, в конечном итоге, сколько дохода клиент приносит (или мог бы принести) предприятию. Отслеживаются все стадии взаимоотношений с клиентом. Тщательно улавливаются признаки опасного ухудшения взаимоотношений, поскольку, как известно, на конкурентном рынке затраты на привлечение нового клиента на порядок превышают затраты на удержание имеющегося клиента.

Концепция CRM предусматривает гармоничное сочетание формального подхода и индивидуального отношения к каждому клиенту. Но если количество активных клиентов предприятия измеряется в десятках или сотнях, а количество потенциальных клиентов — соответственно в сотнях или тысячах, то полная реализация концепции CRM приведет к накоплению огромных массивов информации, работать с которыми без привлечения специальных средств автоматизации будет просто невозможно.

Предусматривается регистрация всех действий по заключению и исполнению сделок, регистрация всех контактов с контрагентами, как реальными, так и потенциальными.

Функциональные возможности модуля CRM:

1. Хранение полной контактной информации по контрагентам и их сотрудникам, истории взаимодействия с ними;
2. Создание задач/поручений для сотрудников предприятия с возможностью определения сроков задач и ответственных за выполнение, отслеживание хода выполнения задачи, контроль срочности исполнения задач при помощи напоминаний пользователям, определение ресурсов, необходимых для исполнения задачи;
3. Регистрация и планирование контактов с возможностью привязки к контрагенту, контактным лицам, описание результатов контакта, сохранение вложенного файла;
4. Планирование разовых и периодических событий с возможностью привязки к контрагенту, описание темы и содержания события;
5. Регистрация входящей и исходящей корреспонденции, контактов, связанных с клиентом, и автоматическое оповещение пользователей;
6. Организация электронных рассылок без использования дополнительных почтовых систем;
7. Автоматическое оповещение пользователей о предстоящих контактах с контрагентами и других событиях (в частности, о днях рождениях контактных лиц);
8. Оперативный контроль взаиморасчетов без необходимости формирования отдельного отчета;
9. Возможность отбора контрагентов по любому набору реквизитов (отбор производится непосредственно в форме списка).

Основные данные контрагента

Основные данные контрагента

Общая информация контрагента

Общая информация контрагента

Конфигурация обеспечивает сбор и упорядочивание больших объемов информации.

Используется следующая контактная информация о контрагентах:

1. адреса;
2. телефоны;
3. договоры
4. расчетные счета
5. адреса электронной почты;
6. статус отношений
7. принадлежность к сегменту
8. виды деятельности
9. произвольные сведения (характеристики).

В информационную базу может быть введена информация о нескольких контактных лицах, представляющих интересы контрагента.

Сводную информацию о контрагенте можно просмотреть в окне общего списка, а детальную информацию о конкретном контрагенте удобно просматривать в отдельном окне (форме элемента).

Документ Задача

Документ Задача

История выполнения задачи

История выполнения задачи

Модуль позволяет организовать распределение и выполнение задач по работе с контрагентами. Назначается ответственный исполнитель по задаче, отслеживаются ресурсы, затраченные на выполнение задачи (трудозатраты и материальные ресурсы). Ведется контроль срока исполнения задачи, формируются автоматические напоминания исполнителям о новых задачах.

Функциональные возможности:

1. определение сроков исполнения задач и ответственных за их исполнение;
2. отражение хода исполнения задачи и время перехода задачи из состояния в состояние;
3. контроль срочности исполнения задач при помощи сообщений и напоминаний пользователям системы;
4. привязка документов и файлов, необходимых для выполнения задачи;
5. любая задача может быть входящей, исходящей или личной;
6. возможность определения вида и приоритета задачи;
7. определение текущего состояния задачи. Определение состояний и переходов между состояниями производится в зависимости от настройки бизнес-циклов (справочник "Настройка бизнес-циклов");
8. возможность определения ресурсов, необходимых для выполнения задачи, отмечается планируемое и фактическое количество затраченных ресурсов.

Документ Событие

Документ Событие

Модуль отражает все события, связанные с контрагентами. Можно запланировать разовое событие (на заданную дату), либо несколько периодических событий (повторяющихся через заданный период времени). Формируются автоматические напоминания пользователям о наступлении событий, что позволяет снизить уровень "забывчивости" в компании.

Функциональные возможности:

1. группировка событий по видам. Виды событий формируют сами пользователи;
2. разовые события - события, происходящие в определенную дату;
3. периодические события - события, повторяющиеся через определенный промежуток времени. Например, событие может повторяться каждый понедельник и пятницу, или 15-го числа каждого месяца, или каждое утро в 10.00;
4. возможность связать событие с контрагентом;
5. автоматические напоминания о наступлении события сотрудникам указанным в списке;
6. подробное описание содержания и темы события.

Корреспонденция

Корреспонденция

Журнал корреспонденции

Журнал корреспонденции

Все документы, входящие и исходящие (полученные и отправленные контрагентам), как в письменной форме, так и в электронном виде, регистрируются в журнале "Корреспонденция". Таким образом, формируется база данных по документообороту, связанному с контрагентами, появляется возможность быстро найти и просмотреть данные по нужному документу. При необходимости, можно просмотреть и сам документ, если он присоединен как вложение по документу (в виде внешнего файла).

Функциональные возможности:

1. определение потока корреспонденции (входящая, исходящая);
2. определение получателя и отправителя - для которого предназначен (от которого получен) документ;
3. указание адресата - контактное лицо контрагента, от которого получен входящий документ, либо сотрудник организации, который сформировал исходящий документ;
4. указание дата регистрации - дата регистрации документа в системе. Может отличаться от даты создания (получения) самого документа. По умолчанию - актуальная дата;
5. указание даты документа - дата создания документа;
6. определение вида корреспонденции - ссылка на элемент классификатора "Виды реквизитов документов CRM". Реквизит определяет положение документа в дереве журнала документов;
7. приоритет (важность, срочность) документа. Приоритет документа важно указывать при большом потоке (количестве) входящих документов, с тем, чтобы документы с более высоким приоритетом рассматривались в первую очередь;
8. возможность определения темы документа;
9. определение списка сотрудников, которым будет отправлено уведомление о полученном документе. Список формируется при помощи справочника "Физические лица", папка "Сотрудники";
10. возможность формирования списка вложений (файлов) по данному документу;
11. документы, утратившие свою актуальность, можно переводить "в архив". Это позволяет очистить журнал корреспонденции от ненужной информации. Визуально архив документов - это отдельная папка в журнале "Корреспонденция".

Рассылка

Рассылка

Получатели рассылки

Получатели рассылки

Почтовый ящик

Почтовый ящик

Модуль "Рассылки" поможет организовать отправку электронных сообщений контрагентам. В список контрагентов-подписчиков рассылки могут быть добавлены группы контрагентов или отдельные контрагенты, выбранные из справочника. Средства работы с электронной почтой позволяют значительно повысить оперативность работы многих служб и специалистов предприятия – в первую очередь подразделений, отвечающих за работу с клиентами и поставщиками, сбыт, закупки и маркетинг. Важно, что эти средства интегрированы в единое информационное пространство системы. В результате обработка электронной корреспонденции производится в тесной взаимосвязи с другими бизнес-процессами предприятия.

Функциональные возможности:

1. заполнение содержания рассылки;
2. определение приоритета - нормальный/высокий/низкий;
3. определение почтового ящика и вида рассылки;
4. возможность импорта адресов получателей рассылки, а так же копирование адресов получателей из другой рассылки;
5. к сообщению рассылки имеется возможность присоединить вложения (файлы);
6. возможность автоматической подстановки данных получателя (ФИО) в нужные места сообщения.